Hur skapar man en organisation som förverkligar sina mål år efter år? Och är det ens möjligt? Jag menar att organisationer som har en tydlig plan för verksamheten givetvis har bättre förutsättningar att lyckas. Men tyvärr räcker det inte att bara ha en strategisk plan. Man måste också bryta ned planen till konkreta aktiviteter på lednings-, avdelnings- och individnivå. Och om du vill ha maximal effekt bör du även involvera medarbetarna i det strategiska och taktiska arbetet.
Hur ser framgångsreceptet ut? Jag hävdar att det kan sammanfattas i nedanstående bild.
Allt börjar med att organisationen fastställer en tydlig vision och affärsidé. Därefter bör man formulera tydliga mål.
Jag gillar att arbeta med mål ur fyra olika perspektiv, för precis på samma sätt som en stol står stadigt på fyra ben så mår även en organisation bra av fyra stabila och tydliga mål. Jag brukar arbeta med mål som är kopplade till 1) omsättningstillväxt, 2) resultat, 3) nöjda medarbetare och 4) nöjda kunder.
Genom att arbeta med mål ur dessa perspektiv ger man en signal till organisationen om att det inte enbart är kortsiktig avkastning som är viktigt. Jag menar att samtliga fyra mål är lika viktiga för att bygga en långsiktigt välmående organisation.
När man fastställt målen på lednings-, avdelnings- och individnivå är det dags att börja med strategiarbetet.
Jag rekommenderar att utarbeta en klassisk affärsplan med nulägesanalys, SWOT-analys och strategival som förankras och kommuniceras till styrelse och övriga organisationen. I många organisationer brukar affärsplanen vara lite hemlig. En plan för ledningsgrupp och styrelse. Men hur ska organisationen veta vart organisationen är på väg någonstans om de inte ens får läsa planen? Jag tror, tvärtom, på total transparens. Jag menar att planen ska tryckas upp och distribueras till samtliga medarbetare. Det finns ingen konkurrent som kan ta er affärsplan och göra den till sin. Det fungerar inte så.
När affärsplanen är fastställd så handlar det om att bryta ned planen till konkreta aktiviteter.
Det bästa sättet att göra det på är att involvera medarbetarna. Respektive avdelning får fundera på vilka aktiviteter som behöver genomföras för att förverkliga målen. När respektive avdelning tittar på "sina" aktiviteter ska de tänka: "om vi genomför dessa aktiviteter, tror vi då att vi når målet?". Om svaret är ja på den frågan så är det förmodligen rätt mål och rätt aktiviteter men är svaret nej så måste målet eller aktiviteterna justeras tills hela avdelningen tror på planen.
När arbetet med aktivitetsplanen är klar är man redo att bryta ned aktiviteterna på individnivå.
Att arbeta med tydlig målstyrning och handlingsplan gör det dessutom lättare för cheferna att följa upp sina medarbetares prestationer.
En del tycker att det är fult att på det här viset mäta vad medarbetare gör och vad de uppnår. Men det handlar inte om kontroll. Undersökningar visar att feedback på prestation är människans största motivator och då det gynnar både medarbetaren och organisationen så är det ju en bra metod att arbeta med. Min uppfattning är att den här typen av uppföljning får medarbetarna att ska känna sig uppskattade och betydelsefulla.
Om majoriteten av medarbetarna lyckas med sina respektive målsättningar kommer organisationen sannolikt att överträffa sina mål med tillväxt som följd. Ett företag i tillväxt har större möjligheter att erbjuda sina medarbetare nya och stimulerande roller och arbetsuppgifter vilket gör att medarbetarna utvecklas och trivs. Dessutom har de medarbetare som lyckats nå sina mål ofta höjt sin kompetens och är redo för nya utmaningar. Många företag menar att de satsar på sina medarbetare, men oftast blir det tomma ord. Hur går man från ord till handling - från flum till konkret mätbart?
Jo, t.ex. via regelbundna Nöjd Medarbetar Index-undersökningar där man kan följa upp, mäta och jämföra resultatet mot tidigare perioder. Att ha nöjda medarbetare är inte kostsamt för företaget. Det är grundfundamentet för att lyckas och ett helt affärsmässigt och strategiskt beslut.
Niklas Harging, vd Xtractor
Niklas Harging, vd för Xtractor Interactive AB har genom sitt tydliga och konsekventa ledarskap medverkat till att placera tre företag på Great Place to Works topplista över Sveriges bästa arbetsplatser. Qbranch (2005 & 2007), ExOpen Systems (2010 & 2011) och nu senast Xtractor (2016 & 2017).
