Nyckeln till att få era medarbetare att vilja delta i Trust Index- medarbetarundersökning kommer att vara förankring, kommunikation och öppenhet. Nedan har vi samtal några tips för hur ni kan gynna en god svarsfrekvens, och ni är förstås alltid välkomna att kontakta oss i Great Place to Work-teamet för att bolla ytterligare idéer.
1. Låt ledningsgruppen lansera
Involvera ledningsgruppen, gärna VD, i kommunikationen inför lanseringen av undersökningen. Låt dem informera medarbetargruppen om undersökning och process vid ett gruppmöte eller e-post. Se till att de understryker vikten av att alla deltar genom att betona att detta är ett tillfälle att ge ärlig feedback och att undersökningsresultaten kommer att ageras på. Det är viktigt att informationen kommer från ledningen eftersom det är de som har tagit beslutet att inleda förändringsarbetet.
2. Betona sekretessen
En upplevd brist på sekretess är en av de vanligaste anledningarna bakom att medarbetare väljer att avstå från att delta i undersökningen. Förklara för era medarbetare att undersökningen utförs av en tredje part och att arbetsplatsen inte har tillgång till rådata eller information som knyter en individ till ett svar, samt att all rapportering produceras på ett sådant sätt att resultatet bara presenteras för grupper som har fått fem eller fler svar. Medarbetare besvarar enkäten mer ärligt och korrekt när de är försäkrade om att deras integritet inte äventyras.
3. Utse en kontaktperson
Utse en kontaktperson i organisationen som kommer kunna hjälpa och stödja era medarbetare med alla frågor som de kan ha under undersökningsperioden. Det är viktigt att alla vet vem de ska kontakta om de har några frågor. Vi rekommenderar att det bara är en kontaktperson, som sedan kan sköta all kontakt med Great Place to Work. Se till att personen är nåbar under hela undersökningsperioden och att det är en person som era medarbetare har förtroende för.
4. Förbered med informationspaket
Hjälp varje chef att förbereda sina medarbetare genom att skicka ut ett informationspaket med stöd som kan hjälpa dem att fylla i enkäten:
- Ett meddelande till medarbetaren som bjuder in henne eller honom till att delta i medarbetarundersökningen
- Q&A/Vanliga frågor – dokument som Great Place to Work gärna tillhandahåller vid förfrågan, och som bland annat behandlar frågor kring diskretion
TIPS! Varför inte skicka med ett litet mellanmål som medarbetarna kan äta medan de fyller i enkäten?
5. Affischera
Great Place to Work tillhandahåller gärna en mjukversion av en affisch med information om Trust Index medarbetarundersökning. Vi rekommenderar att ni skriver ut och distribuerar den på arbetsplatsen/arbetsplatserna ca två veckor innan lanseringen av undersökningen.
6. Påminn internt
Under den (i standardfallet) två veckor långa undersökningsperioden skickar Great Place to Work ut tre inbjudningar/påminnelser till de medarbetare som inte avslutat undersökningen. För ytterligare hävstångseffekt rekommenderar vi att ni skickar ut interna påminnelser. Ett eller ett par korta meddelanden från VD eller HR-ansvarig där de påminner medarbetarna om att genomföra undersökningen ökar generellt svarsfrekvensen ytterligare.
7. Avsätt tid för att genomföra undersökningen
Ge era medarbetare den tid som behövs för att fylla i enkäten. Avsätt tid under ordinarie arbetstid då de ges möjlighet att sitta en stund och ta ställning till påståendena. Kom ihåg att undersökningen är av stor nytta för er organisation - medarbetarna bör därför inte förväntas fylla i enkäten under raster eller efter arbetstid.
8. Kommunicera regelbundet
Betona betydelsen av och motivet bakom undersökningen vid varje lämpligt tillfälle som ges. Förlita er inte bara på kommunikation via e-post eller på veckomöten.
Använd istället alla kommunikationsvägar som finns tillgängliga: gruppmöten, VD-blogg, intranät, sociala nätverk etc.
9. Förklara processen och agera på resultaten
En vanlig anledning till att medarbetare kan vara skeptiska till att genomföra undersökningen är att de är osäkra på hur deras åsikter och feedback kommer att förändra deras arbetsplatsupplevelse. Kom ihåg att därför redan tidigt kommunicera hur resultatet av undersökningen kommer användas och ageras på – och följ sedan den kommunicerade processen. Att låta medarbetargruppen se att undersökningsresultaten leder till förändring kommer att gynna svarsfrekvensen nästa gång ni genomför undersökningen.
10. Var öppen och transparent
Era medarbetare väljer att bidra med sin tid för att fylla i enkäten för att ge er ett viktigt beslutsunderlag, och kommer att vilja ta del av undersökningsresultaten. Genom att dela resultaten med medarbetargruppen visar ni att deras bidrag gör skillnad och att deras feedback är värdefull. Förklara resultaten och var noga med att inte tona ned eventuell negativ feedback. Att vara öppen och transparent gynnar inte bara förtroendet för er som ledare, utan sannolikt även svarsfrekvensen vid nästa undersökning.
