I förra veckan publicerade McKinsey en intressant artikel om fem steg som leder fram till förändring; från att hantera krisen till att rota sig i vad de kallar för ”det nya normala”. Jag vill gärna dela de 5 stegen med dig och har därför tagit på mig att översätta vissa delar av den långa artikeln samt att lägga in mina egna reflektioner kring hur svenska organisationer och ledare kan hantera den situation vi befinner oss i just nu.
Steg 1: Lösa krisen
I nästan alla länder och företag är krishanteringen i full gång. I Sverige kommer Regering och Folkhälsomyndigheten med nya eller uppdaterade direktiv nästan varje dag till befolkningen och sjukvården rustar likt krig för att öka kapaciteten för sängar, utrustning och utbildad personal.
Det är en enorm handlingskraft vi ser på flera håll.
I företagssverige implementerar ledningar nya strategier. Att jobba hemifrån har snabbt blivit en vedertagen krislösning för alla organisationer som har möjlighet. Kunskapsöverföring erbjuds numera online och nya tjänster tas fram för att kunna tillgodose medarbetarnas och kundernas behov.
På säljfronten finns det två olika scenarion, de som helt plötsligt har fått ett stopp på inkommande affärer och de som har mer att göra än någonsin. Båda kommer med utmaningar, som antingen ligger i att kunna möta efterfrågan eller att kunna ta beslut som minimerar den ekonomiska skadan.
Trots att många beslut tas kvarstår känslan hos andra av en nästan chockartad förlamning. Besluten kan kännas svindlande stora där frågeställningar spänner från om det är dags att stänga ner fabriken helt eller om en beställning ska inväntas till om det är rätt att sätta personalen i hemmakarantän eller behålla dem på arbetsplatsen.
Denna första fas kännetecknas av behovet att bestämma omfattningen, att identifiera vad som är rätt tempo att ta och vilka åtgärder som krävs på affärsnivå. McKincey väljer i sin artikel att citera en VD som sagt: ”Jag vet vad jag ska göra. Jag behöver bara bestämma om de som behöver agera delar min beslutsamhet att göra det. ”
Här tror jag mycket på kraften i en ledningsgrupp och, i större företag, att sammansätta flera krisgrupper som får ansvara för olika delar inom organisationen. Här krävs det tillit och tillåtelse från de högsta ledarna när det gäller att låta de olika krisgrupperna få ta självständiga beslut baserade på den analys och de resultat som framkommit inom grupperna.
Att vara kommunikativ i krisfasen är också avgörande. Även om ledningen inte alltid sitter på alla svar är det viktigt att löpande dela med sig av den information som finns. Ibland kan det räcka med att säga ”vi vet inte just nu, men vi jobbar på det”. Se gärna vår artikel om kriskommunikation här.
Steg 2: Motståndskraft
Vi befinner oss alltså i en tidigare otänkbar hälsokris, som har tagit så pass stora proportioner att den har resulterat i en global finansiell kris på oförutsägbar tid. Trots krispaket och lättnader från Regeringen befinner sig både företag, stat och medborgare i en ekonomisk situation som kommer att bli tuff för många att klara.
McKinsey Global Institute spår att viruset kommer att få så stora negativa effekterna att det kommer att utgöra det största ekonomiska fallet på nästan ett sekel. De fortsätter med att förutse att den ekonomiska aktiviteten i Europa och USA troligtvis kommer att gå ner så pass mycket under ett enda kvartal att inkomstbortfallet kommer att bli större än under hela den stora depressionen på 1930-talet.
Att vidta nödvändiga, akuta åtgärder för att säkerställa likviditeten blir naturligtvis viktigt i ett sådant skede. Men ännu viktigare är att agera brett och motståndskraftigt. Som ledare måste du inom kort kunna fatta svåra beslut kring hur ni ska överleva på en ny marknad, med en kanske helt ny konkurrensposition, där ni fortfarande tänker strategiskt långsiktigt och hållbart.
Vi vet från våra studier på Great Place to Work Institute att de företag som sedan tidigare har satsat på att skapa en bra arbetsplatskultur och låter tillit och förtroende råda i sin organisation står bättre rustade för kriser än andra verksamheter. De har också bättre finansiella resultat än genomsnittet. Att satsa på sina medarbetares arbetsplatskultur kan kännas mindre prioriterat under tider av kris där det kan kännas mer greppbart att titta på hårda värden, men innerst inne tror jag alla förstår att medarbetarnas välbefinnande påverkar de finansiella resultaten.
Steg 3: Att komma tillbaka
Att återvända till verksamheten efter en långvarig nedstängning är oerhört utmanande, det ser vi till exempel nu i Kina när de så sakteliga börjar återgå till arbetet. De flesta branscher kommer att behöva återaktivera hela sin försörjningskedja och finns det en svag länk i kedjan kan den avgöra hela utgången. Ledare måste därför ompröva hela sitt affärssystem och planera för nya åtgärder så att de kan återgå till en effektiv produktion vad gäller både takt och skala.
Detsamma gäller även för våra regeringar världen runt. Utan ett vaccin eller annan effektiv behandling kan det bli ett svårt vägval för många när det gäller tidpunkten för när människor kan komma ur karantän och återvända till sina jobb. Görs det för fort kan viruset riskera att blossa upp igen och ännu mer, väntar de för länge kommer de finansiella effekterna bli större.
Så som jag ser det skiftar världsläget nästan timme för timme, i alla fall dag för dag. Ännu ser jag inte att vi går mot någon ljusning och för min egen verksamhet resonerar jag som så att vi ännu inte befinner oss i steg 3. Men vi planerar för det. Dock med utgångspunkten att vi ännu inte kan sätta ett datum för när saker och ting kommer att återgå till det nya normala.
Steg 4: Nytänkande
En kris av den här magnituden kommer att förändra våra förväntningar och preferenser som människor, anställda och konsumenter. Vi kan redan nu se hur vi har förändrat hur vi lever, arbetar och använder teknik på och detta kommer bara att fortsätta utvecklas. De som kan anpassa sig bäst, så att säga återuppfinna sig själva, till dessa nya sätt att arbeta och leva på kommer att vara mest framgångsrika framöver.
Krisen kommer inte bara att avslöja sårbarheter utan även möjligheter att förbättra företagens effektivitet och resultat. Ledare kommer att behöva ompröva vilka kostnader som verkligen är fasta och vilka som inte är det. Nice to have kommer att ersättas av need to have. Produktioner kommer att stramas åt då ledare kommer att få en uppfattning av vilken typ av global produktion som verkligen behövs och teknikanvändningen kommer ytterligare att utvecklas och förfinas. Resultatet: en bättre känsla för vad som gör affärer mer motståndskraftiga och produktiva och en ökad förståelse för vad som krävs för att leverera en bra kundupplevelse.
Här är det viktigt att inte glömma bort sitt employer brand. Alla beslut en organisation tar och kommunicerar bygger bilden av varumärket och de som vill förknippas med det. På Great Place to Work insåg vi för länge sedan vikten av employer branding och den är faktiskt viktigare än någonsin i just tuffa tider. Vill du läsa mer om detta finns det en artikel skriven av vår specialist inom EB här.
Steg 5: Ombilda
Ingen vill se en kris av denna magnitud någonsin igen. Det kan både regeringar och organisationer världen över enas om. Ett tänkbart scenario är att flera länder kommer att vidta nödvändiga försiktigheter för att förhindra att en ny lokal kris får globala proportioner. De kommer att stöttas av medborgare, som också kommer att vilja se fler aktiva åtgärder för att få ekonomin på fötter igen. Även företagsledare måste implementera nya och förändrade policyer och förordningar för att undvika, mildra och förhindra framtida hälsokriser.
Ekonomichefer, både de som ansvarar för organisationer och de som är ansvariga för hela nationers, kommer att lära sig av de finansiella misslyckandena från denna finansiella kris och kommer att vidta försiktighetsåtgärder och stärka system för att undvika att det händer igen.
I efterhand kommer vi troligtvis ändå känna att vi har fått nya viktiga lärdomar. Förhoppningsvis har vi lärt oss mer än vad vi har förlorat. Vi kommer att ha lärt oss från en mängd sociala innovationer och experiment, allt från att arbeta hemifrån till storskalig övervakning. Med detta kommer en förståelse för vilka innovationer, om de antas permanent, som kan ha en betydande positiv inverkan för vår ekonomiska och sociala välfärd, samt vilka som hämmar förbättringen av samhället (även om de hjälpte till att stoppa eller begränsa spridningen av viruset just då).
Slutsats
De fem stegen som McKinsey har beskrivit tycker jag ger en bra bild av den väg vi alla måste vandra för att nå fram till det nya normala - en tillvaro som kommer att skilja sig mycket från den tillvaro vi levde i före coronaviruset.
Som vd på Great Place to Work vill jag framhäva vikten av att anställa, utveckla och vårda personer som har potential att bli bra ledare. En bra ledare inger tillit och förtroende hos sina medarbetare, som kan känna sig trygga och engagerade även i tuffa tider. En bra ledare kan också ta tuffa beslut, även i tider av osäkerhet, och på så vis visa på vägen framåt och få med sig medarbetarna på den tuffa färden.
Maria Grudén,
Vd Great Place to Work
