Hur ger man sina nyanställda medarbetare ett bra välkomnande i en tid då hela kontoret jobbar hemifrån? Vi träffar Hannah Steele, Manager of Talent Acquisition på Benify, som berättar om hur de har ställt om till en digital onboarding-process under coronakrisen.
Hur många har börjat sin anställning på Benify sedan medarbetarna började jobba hemifrån?
– Hela 30 stycken! Vissa hann arbeta sin första vecka fysiskt på kontoret, men majoriteten av introduktionen sker remote.
Vilka utmaningar innebär det här för onboardingen?
– Den största utmaningen när onboardingen sker helt remote är att den nyanställda inte får ansikten på alla fantastiska medarbetare, och inte heller får några naturliga forum för att bygga relationer till kollegor utanför det egna teamet. En känsla av ensamhet kan enklare drabba personer som är helt nya på en arbetsplats, och inte har hunnit bygga relationer till kollegorna. Man missar de naturliga check-ins som annars sker vid exempelvis kaffemaskinen eller när man går förbi någons plats, och där man enkelt kan ställa en fråga. Det breda relationsbyggandet bir alltså lidande, men också möjligheten att få djupare kunskaper kring organisationen och vad de olika rollerna innebär.
Hur har ni valt att möta utmaningarna?
– Vi har ställt om till digitala introduktionsdagar, istället för att ha dem på plats på huvudkontoret som vi brukar. Eftersom vi tillämpar interaktiva workshops så kan vi fortfarande möjliggöra för nyanställda att bygga relation till varandra, och se till att de får en gedigen introduktion till företaget. Vi har strukturerade ’Meet n Greets’ online med kollegor i andra delar av organisationen, vilket koordineras av varje nyanställds närmaste chef. För att bygga relationer över organisationsgränserna så utmanar vårt team andra team i ett quiz online varje fredag. Varje nyanställd får även en egen ’buddy’ och har dagliga check-ins med teamet. Vi har också öppnat en särskild chattkanal på Teams för snabba frågor.
Vilken typ av stöd behöver cheferna i organisationen med detta?
– Vi på HR har sett att cheferna behöver stöd i att sätta upp en strukturerad introduktionsprocess där man också får med de relationsbyggande delarna. Många chefer är duktiga på att skapa en bra introduktionsplan där den nyanställda får de kunskaper som behövs för att kunna utföra sitt arbete. Man är också bra på att hålla en kontinuerlig dialog, även på distans. Det som man lätt missar är att se över vilka andra individer eller team som den nyanställda behöver bygga relation till, och som inte sker lika naturligt på distans. För att säkerställa att detta inte glöms bort har vi valt att ha med det som en del av de digitala introduktionsdagarna, som vi på HR ansvarar för. Vi tipsar också om att ha ett buddy-system, och att använda Teamskanaler, ’Meet n Greets’ och liknande.
Hur använder ni er plattform i den digitala onboardingen på distans?
– Benifys plattform är oerhört användbar för oss när det gäller att digitalisera delar av introduktionsprocessen även i vanliga fall, men såklart ännu mer nu när vi jobbar remote. Nyanställda kan logga in i sin personliga Benify-portal och till exempel ta del av e-learnings och checklistor med saker som de behöver göra under sina första dagar. Med hjälp av portalen kan vi säkerställa att alla nyanställda får samma nivå på sin introduktion, oavsett vem som är närmsta chef. Portalen används också för preboarding, det vill säga att den nyanställda kan ta del av information och kunskap redan innan sin första dag. Mycket av innehållet syftar till att ge en grundförståelse för Benify som bolag, vår kultur och vår historia. Det ger en ökad trygghet att få med sig detta innan första dagen, särskilt i dessa tider när många känner sig otrygga och osäkra på framtiden. Att introducera nyanställda till vår kultur med hjälp av plattformen blir också extra viktigt när man inte kan uppleva kulturen på plats.
Vad har du för tips till andra arbetsgivare som vill få sina nyanställda att känna sig välkomna på distans...
...innan första dagen?
– Om ni inte redan gjort det, se över hur ni kan digitalisera er introduktion. Ta fram en tydlig plan för introduktionen och kommunicera den till den nyanställda, gärna en månad innan första dagen. Det ger en känsla av trygghet att veta vad som komma skall. Det är generellt bra att hålla en kontinuerlig kontakt och dialog med nyanställda under hela preboarding-processen för att skapa engagemang och trygghet. Det minskar dessutom risken för avhopp, det vill säga att en anställd väljer att säga upp sig innan sin första arbetsdag. Rent praktiskt är det förstås också viktigt att planera leveranser så att den nyanställda får hem nödvändig utrustning i god tid.
...när de har börjat jobba?
– När en nyanställd väl har börjat är det bra att ha täta dialoger med resterande teammedlemmar, genom dagliga check-ins och att andra i teamet är involverade i vissa introduktionsmoment. Med Zoom och andra digitala verktyg är det också enkelt att ordna ’Meet n Greets’ med medarbetare i andra team, liksom att ha digitala introduktionsdagar. Sedan är det självklart viktigt att följa upp onboarding-planen kontinuerligt och stämma av med de nyanställda om det är någon kunskap som de känner att de saknar.
Hur kan man upprätthålla en stark företagskultur på distans, och visa upp den för nyanställda?
– Använd sociala medier som exempelvis Instagram, Facebook och LinkedIn, och såklart er Benify-portal om ni har en, för att visa upp er kultur. På Benify uppmuntrar vi nyanställda att följa företagets sociala kanaler, där vi fortsätter att publicera innehåll även när vi jobbar remote. Till exempel turas olika team om att ansvara för vårt Instagram-konto, där de kan visa upp sin arbetsvardag. Vi tipsar även nyanställda att ta del av äldre inlägg för att inspireras och lära sig mer om organisationens olika delar.
3 tips för en lyckad remote onboarding:
- Digitalisera mera
Med digitala verktyg kan nyanställda lära sig mer om företaget och bocka av vissa uppgifter redan innan första arbetsdagen. - Tänk bortom det egna teamet
’Meet n Greets’ online med medarbetare i andra delar av organisationer teamet bygger viktiga relationer och ger en bättre förståelse för hur hela företaget fungerar. - Använd sociala medier
Visa upp företagskulturen i sociala kanaler och uppmuntra nyanställda att ta del av både nya och äldre inlägg.
Matilda och Alexandra har introducerats på distans
Två nyanställda Benifyers som bara hann med ett fåtal dagar på kontoret innan det blev dags att jobba hemifrån är Alexandra Gryde, projektledare, och Matilda Dankemeier, Talent Acquisition Coordinator.
Hur har det varit att jobba hemifrån som ”nybörjare”?
– Det är såklart en väldigt speciell situation. För min del är jag väldigt glad att jag dels har arbetat hemifrån mycket tidigare, och dels har jobbat med liknande uppgifter. Jag vet hur just jag behöver strukturera upp min dag och mina uppgifter för att vara produktiv. Sedan har jag alltid ett stöd från min närmsta chef och möjligheten att skriva till henne om vad som helst, vilket gör att jag känner mig trygg om någonting händer och jag inte vet hur jag ska lösa det, säger Matilda.
– Det är ju en stor fördel med Benify att så många arbetsmoment redan är digitala, men jag saknar den sociala biten och att ha kollegor omkring mig att ställa spontana frågor till. Mitt jobb innebär mycket möten med kunder, och allt det sker ju online nu, där det blir lite svårare att få en personlig kontakt, säger Alexandra.
Hur gör ni för att hålla kontakten med era nya kollegor?
– Vårt team både börjar och avslutar varje arbetsdag med en avstämning med via Zoom. En dag hade vi till och med en gemensam lunch med valfri utklädnad, vilket var kul. På Teams finns också en öppen chattkanal för alla inom projektledarfunktionen på Benify, där man alltid hittar någon att chatta med om man vill ta en fikarast, säger Alexandra.
– De dagliga morgonmötena med teamet har varit jätteviktiga för mig. Möjligheten att se varandra och få insikt i vad alla gör i sitt arbete är väldigt värdefullt, det gör att man känner sig mindre ensam. Vi avslutar även varje vecka med en ’wrap up’ där vi skålar i valfri dryck och spelar Kahoot. Där finns ännu mer utrymme för att prata om sådant som inte har med jobb att göra, avslutar Matilda.
