2020 kommer att bli ihågkommet som året när organisationer över hela världen tvingades in i en totalt digital miljö, på gott och ont. En utmaning har varit workshops, som mår bra av whiteboards och tuschpennor. Här berättar Fredrik Lundqvist, creative director på Viva Media, om sina 5 tips för en lyckad digital workshop.
Vår byrå fick en tuff start på 2020. Covid-19-krisen dök upp från ingenstans, vårt kreativa team ställdes inför utmaningen i att behålla energi och skaparglädje i våra workshops, som nu skulle bli helt digitala.
Att genomföra workshops online är mer än att slänga ihop människor i ett google meet eller teams-möte. Den kreativa, sprakande energin som ofta skapas i ett fysiskt rum, är desto svårare online. Dessutom ökar behovet av struktur när alla deltagare sitter hemma (eller åtminstone inte tillsammans).
Men det finns några enkla guidelines att följa för att lyckas med din digitala workshop. Det viktigaste är att du förbereder dig väl, och att du och ditt team gör workshops ofta för att vänja er.
5 tips för en lyckad workshop online
1. Halva workshopen är förberedelse
Workshops, särskilt digitala, kräver stor förberedelse. Ju mer tid du lägger på att förbereda, desto tryggare känner du dig som facilitator.
Fundera framförallt över syftet. Vad ska finnas på plats när ni är klara? Låt syftet styra ditt val av aktiviteter. Förbered också utseendet på er digitala whiteboard, så att du enkelt kan guida dina deltagare runt bland de olika aktiviteterna.
Glöm inte bort research heller. En god bakgrund “krattar manegen” för en bra förståelse bland deltagarna.
2. Sätt en tydlig agenda och checka in
När workshopen väl börjar, starta med att gå igenom agendan, och hur mycket tid ni planerar att lägga på varje del. Det hjälper till att skapa trygghet bland deltagarna, att veta vad som kommer.
Förklara bakgrund, och syftet, för alla. Syftet, alltså vad som ska produceras, planeras, eller lösas är centralt här. Alla deltagare behöver förstå varför ni har samlats, och vad ni ska göra.
När ni väl börjar så starta med en check-in. Be deltagarna att “checka in” till workshopen med en fråga. Till exempel “Vad tar du med dig in i den här workshopen?”. Workshops är en modern ritual, och ritualer mår bra av en tydlig uppstart, och ett tydligt avslut.
3. Sätt tidsramar, och ha koll på tiden
Ibland behöver man vara lite av en tidspolis. Det är ditt uppdrag som facilitator att inte låta vare sig diskussioner eller övningar dra ut på tiden. Använd mobiltelefonen eller annan tidtagning, och klocka allt så att ni håller er inom tidsramarna. Tänk på att en timme försvinner väldigt snabbt.
4. Ge utrymme för alla deltagare
Jobba enskilt, tillsammans och på olika sätt. Vissa deltagare kommer att stormtrivas i vilda diskussioner, medan andra längtar till det enskilda arbetets tysta vrå. Som facilitator är det du som ansvar att det blir en jämn fördelning, och utrymme för båda delarna. Genomför vissa delar tillsammans, och bryt upp andra uppgifter för att lösa enskilt och samla ihop dem efteråt.
5. Ge tid för avslut och checkout
Spring inte in i väggen. Se till att du har åtminstone 10-15 minuter för avslutning och checkouts, så att ni rundar av er workshop på ett behagligt, grundat sätt. En bra workshop kräver stor tankeverksamhet från alla deltagare, och ska vara stundtals intensiv. Den intensiteten ska inte tas med in i resten av dagen. Räkna också med cirka 1-2 minuter checkout per deltagare. Är ni fler än 10 kan ni checka ut två och två med varandra för att spara tid.
Be dina deltagare att ge feedback efteråt, och ta anteckningar. Be dem att vara så konkreta som möjligt, och försök lära av varje workshop.
Att hålla i workshops är svårt ibland och ju fler du håller, desto bättre kommer du att bli. Självklart ska du ta mina tips med en nypa salt, och anpassa dem efter din verksamhet och dina behov. Lycka till.
4 verktyg för workshops
Vi använder Mural på Viva. Perfekt för brainstorming och samarbete i ett kreativt team. Tyvärr är det lite svårt att exportera från Mural, och verktyget är lätt att bli beroende av.
Om du letar efter något mer strukturerat verktyg, och en “renare” process än vad kreativa team kan behöva, då ska du kolla in Miro. Mycket lik Mural, mest smaken som skiljer dem åt.
Monday är populärt bland produktionsbyråer (av en anledning), och en ny påbyggnad är den så kallade “collaboration board”. Kan nog bli stort på sikt.
Draw.io
Gratis, enkel och snabb flowchart maker som kopplas ihop med Google Drive. Mycket grundläggande men bra om du behöver något snabbt.
Fredrik Lundqvist är creative director på Viva Media, en digital byrå i Uppsala, Kalmar och Oslo. Han hållit i workshops fysiskt och digitalt för medarbetare och kunder under många år.
