Många företag svarar på det globala Coronavirus-utbrottet genom att be så många anställda som möjligt att arbeta hemifrån. Dessa företag visar tydligt att de inte bara tar hand om sina egna anställda utan också tar sitt ansvar för samhället i stort. Men hur arbetar man hemifrån på bästa sätt? Denna artikel vänder sig både till dig som är ledare och till dig som vill få inspiration till att arbeta med engagemanget i topp.
Det är inte så lätt som att bara säga "var hemma och arbeta". Det kommer ett antal utmaningar i och med detta:
• Organisationer som inte tidigare har haft som praxis att arbeta hemifrån befinner sig plötsligt i okända situationer utan några regelverk att luta sig mot.
• Team kanske inte vet hur de ska samarbeta bra när kollegor inte längre befinner sig på andra sidan bordet.
• Ledare kanske inte vet hur de ska hålla kontakt på sina medarbetare effektivt när de anställda är utspridda över landet eller olika stadsdelar.
• IT-avdelningar kanske inte har utrustat anställda med system för ett säkert fjärrarbete
• Ledare och kollegor kanske saknar kamratskapet och det sociala med att befinna sig på ett livligt kontor - precis när människor är mer hungriga än någonsin på att känna att de är del av ett större sammanhang
• Medarbetare är hemma samtidigt som deras barn och partners är det, vilket kan upplevas distraherande
Lyckligtvis finns det bra metoder att använda sig av (att ni kan ha videokonferenser vet ni redan, så vi hoppar just det tipset).
Så jobbar du hemifrån på bästa sätt
1. Kommunicera ofta - och inte bara om arbete
Arbete på distans kan göra att människor känner sig ensamma, isolerade och omotiverade.
Lösningen är att kommunicera ofta. Självklart ska och kan ni genomföra möten online via Teams eller någon annan teknisk lösning, men nyckeln här är att inte bara ha möten som handlar om arbete. Detta kommer att bli särskilt viktigt om vi ska arbeta på distans i flera veckor, kanske till och med månader. Här behövs det satsas på en stark distanskultur.
Håll regelbundna virtuella icke-arbetsrelaterade möten med dina anställda för att prata om mer avslappnade ämnen. Morgon- eller eftermiddagsfika och gemensam lunch en gång i veckan är sådant som kanske flera av er har tänkt på redan. Det finns även mer kreativa idéer, såsom att starta grupper som handlar om matlagning, film eller sport. Medarbetare kan själv välja vilka grupper de vill gå med i, och det kan givetvis vara fler än en.
2. Säg god morgon och tack för idag – för att sätta gränser
Att säga god morgon till sina omedelbara kollegor är inte bara ett trevligt sätt att börja dagen på, det signalerar också att din arbetsdag har börjat och att du är nåbar. Omvänt är det också viktigt att i slutet av arbetsdagen tacka för i dag. Återigen uppstår känslan av att vara del av ett team samtidigt som det signalerar att ”nu är det slut för idag, lämna mig i fred tills imorgon”.
3. Planera och fastställa tydliga strategier, även om medarbetarna redan har skickats hem
Säkerställ att ni kommunicerar era förväntningar kring förväntad arbetstid och fastställ vett och etikett för telefonkonferenser (till exempel är det vanligtvis ett no no att äta med kameran på). Utöka IT-supporten så att anställda inte blir frustrerade över misslyckade inloggningar och andra tekniska hinder.
4. Jobba effektivt medan barnen är hemma
Har du eller dina medarbetare barn som är hemma hela eller delar av dagen kan detta vara ett av de största hindren för att arbeta effektivt. Särskilt om barnen är små. Här rekommenderar vi att:
• Dela upp dagen på hemmakontoret i faser. En halvtimme till en timmes arbete följs av en motsvarande definierad, icke-arbetstid där du fokuserar på barnet eller barnen. Sedan påbörjas en ny arbetsfas osv.
• Beroende på barnets ålder: involvera barnet i situationen. Förklara bakgrunden, hur dagen är planerad och varför. Försök få dem med på banan. Att det håller hela dagen är svårt att tro, men det kommer att fungera ibland. Med mycket små barn kan du försöka närma dig ämnet på ett lekfullt sätt. Exakt hur vet varje förälder bäst själv.
• Anpassa dina arbetstimmar efter barnens dygnsrytm. Om de sover till nio har du kanske möjlighet till två timmars ostört arbete mellan klockan sju och nio. Sover de middag en eller två gånger finns ytterligare arbetsluckor. För oss svenskar kan detta låta som ett helt nytt sätt att arbeta på, men i till exempel industristaden Seattle har detta varit en ny standard i några år och man har kommit fram till att man kan uppnå fyra till fem timmars fokuserat arbete per dag.
Är du anställd och vill testa på att arbeta på det sättet är det viktigt att ha stöd från din närmaste chef. Prata med honom eller henne i förväg. Då vet ditt team varför du till exempel inte alltid kan nås under vissa perioder. Är du ledare och har medarbetare som vill arbeta under mer flexibla tider råder vi att lyssna på dennes behov och önskemål. Genom att tillsammans sätta upp reglerna för hemarbete bygger du tillit och förtroende åt båda hållen - vilket är det bästa sättet för att säkerställa fortsatt engagemang inom organisationen.
